宴会場エピソード：延期が続いた念願の同窓会を開催

2024.1.24

準備段階から本番当日まで毎度さまざまなドラマが生まれている、道頓堀ホテル宴会場の現場。

そんな宴会の現場を見てきた担当プランナーが、お客様との思い出エピソードをご紹介します。

先輩後輩からの評判でつながる同窓会の輪

今回ご紹介したいのは、同窓会でご予約をいただいたY様のお話。

当初、Y様は60歳を記念に還暦同窓会を計画されていました。

道頓堀ホテルではYさんが通われていた高校の同窓会をこれまでも多く開催してきていました。

どうやら学校の会報で「道頓堀ホテルで同窓会しました」といった情報が掲載されており、さらに先輩後輩からの「よかったよ」という口コミで広まって道頓堀ホテルを知っていただいたようでした。

しかし、同窓会を予定していた年は新型コロナウイルス感染症が広まり、計画は中止になってしまったのです。

それから毎年同窓会の計画を仕切り直して延期になることが続き、今年になって5年越しでやっと開催できることになったのです。

幹事様一人一人の思いをひとつに

Y様は同窓会にとても力を入れておられる方でした。通常幹事は多くても5～6名のところ、10名の幹事様が熱心に準備を進めておられました。

幹事が10名いればそれぞれの思いがあり、いろんな意見があるなかで一人一人と向き合いながらひとつのものを創り上げていくことは、プランナーとしてもやりがいのあるものでした。

直接お会いして打ち合わせをしたり、集まれない時はZOOMを利用してリモートで打ち合わせをしたり…。

同窓会が延期になる度に「どんな同窓会にしましょうか」と綿密に話し合い、その度にお客様と仲が深まっていくのを感じていました。

お客様からまさかの感動サプライズが

幾度と延期を繰り返し、打ち合わせを重ねてきてやっと本番を迎えた同窓会。

来られた参加者のみなさんが受付で「久しぶり！」と笑顔になられている姿は、いつ見ても胸が熱くなります。

久々に顔を合わす同級生たちと積もる話で盛り上がり、同窓会が終盤となったころでプランナーが会場の様子を伺いにいくと、ちょうど代表者が挨拶をしているところでした。

すると急にマイクで「ちょっと来い！」と呼ばれ、そのままなぜか会場の前へ…。

なんとひな壇にあげていただき、幹事様から「今回の会を開催するうえで、何年も付き合って陰で同窓会を一緒に作ってくれた担当プランナーの相模さんです。縁の下の力持ちで支えてくれました」とご紹介いただいたのです。

会場からも歓声が上がり、たくさんの方々から「ありがとう！」と声をかけていただきました。

今までプランナーとして１０年働いてきて、沢山あった大変なこともすべて飛んでいくほどのうれしさに包まれた瞬間でした。

プランナーとして心がけていることは、笑顔でやさしい接客とどんな手がかかることでも自分にできること、またできないことは正直にお伝えするということ。

道頓堀ホテルではさまざまな用途でのご宴会に対応しておりますが、特に同窓会は特に得意としております。案内状の準備や胸に付ける名札、卒業アルバムを使ったDVDなど無料で準備できることも多く、初めてご案内する幹事さんからは「こんなに幹事がラクな会場があったなんて！」とうれしいお声をいただくこともあります。

そんな強みを大切に、「いかに良い同窓会を作れるか」を常にプランナーは考えているのです。

お手伝いできることもたくさんあるので、ぜひたくさんお客様に体験していただきたいです。