同窓会の開催が決まったら、案内状で知らせる必要があります。
往復はがきの用意など、幹事にとって案内状の準備は参加者の出欠を確認するための大切な仕事。そこで、今回は作成時のポイントや例文を紹介いたします。

同窓会だけでなく、クラス会や同期会にも応用できるので参考にしてみてください。

同窓会の案内状作成のポイント

案内状とは、同窓会の開催を通知するためのものであり、参加者を招待し、出欠・欠席を訪ねる目的があります。
幹事を任されたけど、「どうやって案内状を作成したらよいか分からない」という方も多いのではないでしょうか。

せっかく同窓会を行うなら、なるべく多くの人に集まってもらいたいもの。
ぱっと見て分かりやすい案内状は、出席率を高めることにつながるかもしれません。

案内状作成のポイントをおさえて、スムーズな手順で準備を進めましょう。

発送先をリストアップ

同窓会の案内状を準備するうえで、一番最初に手をつけたいのが案内状を宛先リストの作成です。
卒業アルバムの名簿や同窓会名簿から同窓生の名前と住所を調べてExcelなどでまとめていきましょう。

最近は個人情報保護の問題によって、名簿の発行をしていない場合も。
その場合は、母校に問い合わせるか、SNSを活用して同窓生と連絡が取れるようにしましょう。
引越しなどをして、現住所が分からない同窓生についても同様のやり方でリストを作成していきます。

一度作ったリストは大切な資料になります。
今後同窓会を開催するときのためにも、大事に保管しておきましょう。

どのタイプの案内状にするか決める

一般的に同窓会の案内状は郵送で送られることが多いですが、ひと口に案内状と言ってもさまざまなタイプがあります。

普通のハガキや往復はがき、手紙で送るほか、最近はメールで知らせるケースも。
案内状の作成代行や印刷サービスを行う業者もたくさんあるので、発注する場合は早めに準備を進めましょう。

また、往復はがきを使用する場合、出席・欠席のどちらかに〇をして返信してもらうことになります。個人情報が丸見えにならないように、「情報保護シール」を用意して貼り付けるようにしましょう。

早めに発送する

出席・欠席の返事をたずねる同窓会の案内状は、なるべく早めに出すのがベスト。
特に人数が多い場合は、リストアップはもちろん、出席・欠席の返信を整理するのにも時間を要します。返信がない同窓生がいる場合は、改めて連絡を入れる必要が発生することも。

遅くても同窓会開催予定日から1カ月前には参加者から返答が得られるようにスケジュールを組んで、余裕をもった準備を心がけましょう。

また、同窓生のなかには遠方に住んでいて同窓会当日に宿泊が必要になるケースも。
それぞれ仕事や家庭などの都合もあるので、前もってスケジュールが調整できるように早めに知らせてあげると参加者に親切です。

同窓会の案内状の書き方

同窓会の案内状をどのタイプにするか決まったら、次は書く内容をまとめていきます。
誰が見ても分かりやすいように同窓会の情報を記載することが大切です。

案内状に入れる主な内容は以下になります。

【案内状に記載する内容】 ・学校名 ・卒業年度、第〇期生 ・挨拶文 ・案内文 ・同窓会の日時 ・同窓会の場所・交通アクセス ・同窓会の会費・支払い方法（当日払い・前払いの振り込み制）の詳細 ・出欠・欠席の申請の詳細（いつまでにどのような方法か） ・代表幹事の名前（差出人） ・幹事一同の名前 ・問い合わせ先（代表幹事の携帯電話番号・メールアドレスなど

分かりやすい案内状は同窓会の出席率を高める可能性もあります。
上記のことをうまくまとめて、出欠の締切期日までに余裕を持たせれるように早めに送りましょう。

同窓会の案内状の例文

同窓会の案内状にまとめる内容をご紹介しましたが、いざ作成するとなるとどんな文面にすればよいのかお困りの幹事さんも少なくはありません。

ここではそのまま使用できる例文をいくつかご紹介したいと思います。同窓会の案内状を作成するときは、どんな会にするかに合わせてこれらを参考にしてみてください。

同窓会の案内状の例文１

まずは、基本となるシンプルな例文をご紹介いたします。

拝啓 〇〇の候 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。 さて、このたび〇〇高校〇年度卒業生同窓会を開催する運びとなりました。 下記の通り、詳細をご案内させていただきます。 お忙しいことと存じますが、多数のご参加を心よりお待ちしております。 敬具 　　　　記 日時：○年○月○日（○）○時～ 会場：〇〇ホテル △△の間 大阪市中央区×××0-00-00 会場電話番号：00-0000-0000 会費：00,000円（当日受付にて承ります） 幹事：○○／△△／□□　 幹事連絡先：000-0000-0000（○○） お忙しい中お手数ですが、ご都合のほどを○月○日（○）までにお知らせください。

同窓会の案内状の例文２

次に、丁寧な文面での例文をご紹介いたします。
大人数の同窓生や先生なども集まるフォーマルな会には、以下のようなものがおすすめです。

拝啓　時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます 皆様各方面でご活躍されていることと存じます。 早いもので私たちが◯◯学校を卒業してから、ちょうど◯年の歳月が過ぎようとしています。 この節目を機に、同窓会を開くこととなりましたのでお知らせいたします。 つきましては下記にて詳細をご案内いたします。 当日は恩師の〇〇先生もご臨席いただけるとのことです。 ご多忙とは存じますが　何卒ご来会くださいますようお願い申し上げます。 懐かしい仲間と語らい、楽しいひとときを過ごしましょう。 敬具 　　　　記 日時：○年○月○日（○）○時～ 会場：〇〇ホテル △△の間 大阪市中央区×××0-00-00 会場電話番号：00-0000-0000 会費：00,000円（当日受付にて承ります） 幹事：○○／△△／□□　 幹事連絡先：000-0000-0000（○○） ※尚、準備の都合上、恐縮ですが○月○日までに返信用はがきにてご都合の程をお知らせください。

同窓会の案内状の例文３

少人数や親しい仲間で集まる場合は、かしこまった文面よりも親しみのあるものに。
最後にカジュアルな同窓会向けの例文をご紹介いたします。

＜○○高校○○期生　同窓会のお知らせ＞ 〇〇高校〇年〇組の皆様、お久しぶりです。 さて、早いもので私たちが卒業して〇年が過ぎようとしています。 かねてから同窓会をしてほしいという声が多く集まり、計画することとなりました。 久しぶりにみんなで集まりたいと思います。 当日は、酒を酌み交わしながら学生時代の思い出話で盛り上がりましょう。 また、当日は担任の○○先生もご出席くださいますので、 皆様お誘い合わせのうえ　ご出席くださいますようお願いいたします。 それでは、1人でも多くの同窓生に会えることを楽しみにしています！ 　　　　記 日時：○年○月○日（○）○時～ 会場：〇〇ホテル △△の間 大阪市中央区×××0-00-00 会場電話番号：00-0000-0000 会費：00,000円（当日受付にて承ります） 幹事：○○／△△／□□　 幹事連絡先：000-0000-0000（○○） お忙しい中お手数ですが、ご都合のほどを○月○日（○）までにお知らせください。

道頓堀ホテルでは同窓会の案内状作成もサポート

道頓堀ホテルでは、同窓会をはじめ、新年会、忘年会などの宴会の幹事さんを手厚くサポート。
同窓会の案内状も、作成から宛名書き、発送までを無料で代行させていただきます。

ホームページ内に案内状と住所録のテンプレートがありますので、発送希望の2週間前までにデータを担当までお送りいただいて準備を進めさせていただきます。
案内状のほか、吊り看板や式次第、胸札、席札などの制作物も無料で用意させていただきます。
備品の無料貸し出しも対応していますので、くわしくは以下のページをご参考ください。

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